Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą musi liczyć się z tym, że może mieć kontrolę z ZUS. Podczas tej kontroli ZUS ustala, czy nie dochodzi do naruszeń na płaszczyźnie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek.
Ale po kolei, po pierwsze Inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszczyna kontrolę u przedsiębiorcy po okazaniu legitymacji służbowej oraz po doręczeniu podmiotowi kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia.
Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia płatnikowi składek wskazanego upoważnienia. Inspektor kontroli nie może prowadzić czynności w miejscu dowolnym czyli nie może kontrolować tam gdzie chce.
Kontrola może odbywać się w:
- siedzibie płatnika składek,
- w miejscach prowadzenia przez płatnika składek działalności,
- w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie – w związku z powierzeniem obowiązków związanych z kontrolą.
Taka kontrola ograniczona jest także czasowo. Czas jej trwania zależy od wielkości badanego przedsiębiorstwa i w danym roku nie powinien przekroczyć:
– 12 dni roboczych u mikro-przedsiębiorców,
– 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców,
– 24 dni robocze u średnich przedsiębiorców,
– 48 dni robocze u pozostałych przedsiębiorców.
Podczas dokonywania czynności kontrolnych Inspektor może m.in. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki związane z zakresem kontroli, dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników zalegających z należnościami z tytułu składek, zabezpieczać zebrane dowody, żądać udzielenia informacji, przesłuchiwać świadków.
Co więcej, Inspektor nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie, natomiast jest obowiązany przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Płatnik składek czyli przedsiębiorca, a także osoba przez niego upoważniona mogą brać udział w czynnościach kontrolnych. Pooza tym płatnik powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przesłuchania świadków lub dokonania oględzin, w sposób umożliwiający jemu udział w tych czynnościach.
Poza tym, na osobie kontrolowanej spoczywa szereg obowiązków. Do tych obowiązków należy m.in. udostępnianie wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli, udostępnianie do oględzin składników majątku, sporządzanie i wydawanie kopii dokumentów związany z zakresem kontroli, zapewnienie niezbędnych warunków do przeprowadzenia przedmiotowych czynności, udzielanie wyjaśnień
Kontrolującemu, przedstawienie tłumaczeń na język polski dokumentacji finansowo-księgowej sporządzonej w języku obcym.
Po kontroli sporządzany jest protokół, a osoba kontrolowana ma prawo do otrzymania przedmiotowego protokołu. Co więcej płatnik ma prawo zgłosić pisemne zastrzeżenia do protokołu kontroli. Zastrzeżenia zgłasza się w terminie 14 dni od otrzymania protokołu. Kontrolowany przedsiębiorca ma także prawo do uzyskania pisemnej informacji od Inspektora o sposobie rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń.
Warto wobec tego wszystkiego zwrócić uwagę na to w jaki sposób prowadząc firmę masz skonstruowaną umowę biurem księgowym. Warto aby była tam zapis, że dokumenty do kontroli przedstawia księgowy/a.
Żródła:
- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 poz. 266),
- ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 poz.1292).