Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najbardziej popularnych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Z roku na rok liczba zakładanych spółek rośnie w bardzo szybkim tempie. Co prawda obecnie jest możliwa również nowa forma prowadzenia działalności gospodarczej, a mianowicie prosta spółka akcyjna, jednakże biorąc pod uwagę, że jest to zupełnie nowe rozwiązanie i nie wszystkie elementy tego rozwiązania są już wiadome ja osobiście, polecałabym wstrzymanie się od zakładania działalności w tej właśnie formie. Warto tutaj wskazać, że jednoosobowa działalności gospodarcza zaraz po spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością są drugą co do ilości formą prowadzenia biznesu w Polsce.
Nie dziwi zatem fakt, że bardzo często osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą w trakcie rozwoju swojego przedsiębiorstwa zastanawiają się nad przekształceniem tej formy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to możliwość prawnie dozwolona. Jednoosobową działalność gospodarczą można bowiem, przekształcić w spółkę kapitałową. Istnieją w związku z tym elementy, które muszą zostać spełnione, aby do takiego przekształcenia mogło w ogóle dojść.
Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową. W trakcie przekształcenia dochodzi do sukcesji praw i obowiązków. Tuż po przekształceniu nie ma żadnych przeszkód prawem przewidzianych, aby jednoosobowa spółka kapitałowa stała się spółką wieloosobową.
Jednym z podstawowych pytań jakie pojawia się przy analizowaniu przekształcenia jest pytanie z jakiego powodu przedsiębiorcy decydują się na przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. Odpowiedzi tutaj z pewnością może być tak wiele, jak wiele jest motywacji. Jednak najbardziej podstawowe mechanizmy kierujące przedsiębiorcami w zakresie takiej zmiany dotyczą przede wszystkim rozwoju gospodarczego firmy. Bardzo często bowiem jednoosobowa działalność gospodarcza zaczyna osiągać duże obroty i takie przychody, że rozważenie innej formy działalności jest bardzo wskazane.
Nie ma co się oszukiwać i nikt chyba nie ma wątpliwości co do tego, iż inaczej w obrocie gospodarczym postrzegana jest JDG, a zupełnie inaczej spółka prowadzona w formie spółki z o.o. Zwłaszcza jeżeli rozważamy ekspansję na rynki zagraniczne. W niektórych przypadkach skala prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej wraz ze wzrostem klientów i zamówień determinuje konieczność powiększenia zakresu prowadzonej działalności. Wówczas biorąc pod uwagę rozmiar inwestycji, rozważa się zmianę formy prowadzonej działalności.
Jeżeli chodzi o dalsze motywacje albo też inne motywacje kierujące przedsiębiorcami w zakresie przekształcenia, moim zdaniem kwestie dotyczące opłacania składek ZUS absolutnie nie powinny tutaj być brane pod uwagę. Owszem przy prowadzeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ZUS w niektórych sytuacjach nie jest wymagany, jednakowoż próba uzasadnienia zmiany formy prowadzenia działalności nie płaceniem ZUS jest w mojej ocenie infantylna.
W tym zakresie jednak zachęcam do obejrzenia filmiku na moim kanale na YouTube w zakresie odpowiedzi na pytania co wybrać jednoosobową działalność gospodarczą czy też spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
Niewątpliwie bardzo ważnym elementem rozważenia czy prowadzona przez nas jednoosobowa działalność gospodarcza powinna zmienić swoją formę w spółkę kapitałową, a mianowicie spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest rozważenie kwestii odpowiedzialności finansowej za prowadzoną działalność. Zupełnie inaczej kształtuje się odpowiedzialność finansowa jednoosobowej działalności gospodarczej i właściciela firmy w odniesieniu do kwestii wspólników działających w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jeżeli chodzi natomiast o kwestię dotyczącą odpowiedzialność zarządu to jest zupełnie odrębny temat, niewątpliwie jednak bardzo istotny bardzo ważny i warty rozważenia.
Przy analizowaniu przekształcenia działalności w spółkę z o. o. należy wziąć pod uwagę przede wszystkim pewne elementy, które muszą zostać spełnione, aby do takiego przekształcenia doszło. Można by powiedzieć lub też usystematyzować przebieg przekształcania do 8 podstawowych działań.
Działanie nr 1
Należy się udać do profesjonalisty. Przede wszystkim swoją decyzję należy skonsultować z adwokatem i z doradcą podatkowym. Pamiętajmy że jest to decyzja bardzo poważna i w znacznym stopniu wpływająca na prowadzony przez nas biznes. Zarówno jeden jak i drugi wyjaśni nam po kolei na czym polega przekształcenie, z jakiego powodu się je wykonuje oraz jakie elementy w naszym przypadku muszą zostać spełnione aby w ogóle do przekształcenia doszło. Eksperci ci z pewnością ocenią, czy nasza działalność nadaje się do przekształcenia, czy być może istnieje tutaj inne rozwiązanie aby dojść do zamierzonego rezultatu. Najważniejsza w prowadzeniu działalności gospodarczej bowiem, niezależnie od jej formy jest funkcja celu. Zawsze musimy zadać sobie pytanie jaki cel chcemy osiągnąć i jaki rezultat nas interesuje.
Działanie nr 2
Przygotowanie planu przekształcenia. Plan przekształcenia działalności gospodarczej musi zostać sporządzone w formie aktu notarialnego. Taka forma jest formą prawem przewidziana co znaczy, że inna forma spowoduje nieważność tego planu. Nasuwa nam się tutaj pytanie co powinno znaleźć się w takim akcie przekształcenia? Przede wszystkim musimy ustalić wartości bilansową majątku jednoosobowej działalności gospodarczej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia. Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że do planu przekształcenia należy dołożyć niezbędne dokumenty takie jak np przykład projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, projekt aktu założycielskiego spółki przekształcanej, czy też wycenę składników majątku. Koniecznym jest dołączenie również innych dokumentów, ale są to specjalistyczne dokumenty, których na potrzeby tego artykułu wymieniać nie będę.
Działanie nr 3
Uzyskanie opinii biegłego rewidenta Plan przekształcenia działalności musi zostać zlecony profesjonalnemu podmiotowi jakim jest biegły rewident, który bada poprawność i rzetelność przygotowanego dokumentu. Sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy (wydział gospodarczy KRS) wyznaczy biegłego i określi jego wynagrodzenie. Do wniosku koniecznie należy dołączyć plan przekształcenia wraz z załącznikami. Biegły rewident ma maksymalnie dwa miesiące od dnia wyznaczenia go przez Sąd, na napisanie opinii i złożenie jej wraz z planem przekształcenia sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy.
Działanie nr 4
Kolejnym krokiem jest złożenie oświadczenia o przekształceniu. Przy czym należy pamiętać że oświadczenie o przekształceniu musi również zostać sporządzone w formie aktu notarialnego. A co za tym idzie musimy udać się do notariusza, który podobnie jak w przypadku planu przekształcenia sporządzi nam oświadczenie o przekształceniu w odpowiedniej formie aktu notarialnego. W oświadczeniu takim musi zostać zawartych szereg informacji między innymi rodzaj nowej spółki, wysokość kapitału zakładowego, imiona i nazwiska członków zarządu nowej spółki. O ile rodzaj nowej spółki, który tutaj przedstawiam jest oczywisty ponieważ chodzi o spółkę z o.o., to warto zastanowić się czy kapitał, który zamierzamy dla spółki stworzyć powinien być minimalny czyli aktualnie 5000 zł, czy też warto zastanowić się nad możliwością zwiększenia tego kapitału. Nalezy w tym miejscu podkreślić i warto również pamiętać, że zwiększenie kapitału spółki może odbyć się poprzez inkorporowanie do spółki również składników niematerialnych. Przy ustalaniu natomiast osób wchodzących w skład zarządu, warto zastanowić się nad kwestią ich odpowiedzialności w zakresie odpowiedzialności cywilnej i karnej członków zarządu w sp z o.o.
Działanie nr 5
Kolejnym elementem przedmiotowo istotnym jeżeli chodzi o kwestię przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółce w spółkę jest stworzenie i podpisanie umowy spółki. O ile możliwe jest stworzenie umowy spółki z wzorców ogólnie dostępnych, ja jednak bardzo mocno namawiam aby w sytuacji zakładania sp z o.o. rozważyć możliwość indywidualnego dostosowania umowy spółki właśnie do tej spółki. Jest wiele elementów które należy wziąć pod uwagę przy konstruowaniu umowy spółki. Pamiętajmy ponadto, że jeżeli skorzystamy z wzorca ogólnie dostępnego wszelkie zmiany, których będziemy później chcieli dokonać w jakimkolwiek zakresie będą wymagały złożenia ponownie wniosku o wpis do KRS i opłacenia takiego wpisu. Finalnie zatem warto rozważyć czy po prostu jest to finansowo opłacalne.
Działanie nr 6
Złożenie wniosku o rejestrację spółki do KRS przede wszystkim należy pamiętać, że wniosek o rejestrację spółki musi zostać złożony w odpowiednim czasie. Aktualnie od 1 lipca 2021 roku wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokonywany jest on line. Przez formularze które również dostępne są on line, poprzez załączenie dokumentów spółki. Pamiętajmy, ze jest to system nowy i w zależności od naszych umiejętności albo dokonamy właściwego złożenia wniosku albo niekoniecznie. Spółka może rozpocząć swoje działanie wtedy, kiedy zostanie wpisana do rejestru przedsiębiorców. Bez tego wpisu nie może funkcjonować.
Działanie nr 7
Kolejnym etapem zarejestrowania spółki jest złożenie dokumentów podatkowych do właściwego ze względu na siedzibę spółki urzędu skarbowego. W tym miejscu warto się zastanowić, czy spółka ma być czynnym płatnikiem podatku VAT. Tę czynność najlepiej zlecić księgowemu, który prowadzi kwestie księgowe naszego przedsiębiorstwa. Unikniemy w ten sposób wielu niespodzianek i błędów, które możemy popełnić jako osoby nie do końca posiadające wiedzę w tej kwestii.
Działanie nr 8
Kolejne działanie, które musimy wziąć pod uwagę to jest powiadomienie wszelkich Urzędów i kontrahentów o tym, że zmieniliśmy rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Ja bardzo często rekomenduję swoim klientom, aby przeanalizowali czy ich kontrahenci i na jakich warunkach mogą współpracować z nimi w formie spółki. Pamiętajmy bowiem, że niektóre działalności posiadają licencje, zezwolenia i pozwolenia wydane właśnie na te działalności. Zmiana formy prawnej prowadzenia działalności może spowodować konieczność ponownego ubiegania się o udzielenie zezwoleń czy też licencji. Warto tę czynność przeanalizować na samym początku, kiedy tylko myślimy o przekształceniu.
Kolejnymi elementami które niewątpliwie należy wziąć pod uwagę myśląc o przekształceniu są koszty tego przekształcenia i czas. O ile koszty przekształcenia mogą się różnić w zależności od tego na jakim etapie będziemy chcieli skorzystać z profesjonalnej obsługi i wsparcia o tyle czas przekształcenia jest mniej więcej w każdym przypadku bardzo zbliżony. Jak wynika z mojego doświadczenia przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę zajmuje około pół roku przy założeniu, że wiele dokumentów musi zostać sporządzonych przez biegłego rewidenta czy też notariusza. Niektóre czynności bardzo ściśle uzależnione są od rozpatrzenia wniosku przez sąd rejestrowy. Warto zatem pamiętać, że nie jest to czynność, którą można wykonać z dnia na dzień.
Nie w każdym przypadku jednak przekształcenie jest jedynym rozwiązaniem w zakresie prowadzonej przez nas działalności i tak jak napisałam wyżej warto każdorazowo przedyskutować to z profesjonalistą, który zajmuje się przekształceniami jednoosobowych działalności gospodarczych w spółki. Czasami rozwiązanie jest zupełnie gdzie indziej aniżeli klient by sobie tego życzył. Ale to już temat na zupełnie inny artykuł.